KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA BİLGİLENDİRME METNİ

Son Güncelleme Tarihi: 26 Nisan 2025

1. VERİ SORUMLUSU

Rose Kurumsal Filo Araç Kiralama Hizmetleri ("Rose Filo" veya "Şirket") olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında "Veri Sorumlusu" sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan amaçlar doğrultusunda, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işleyeceğimizi ve bu verilere ilişkin her türlü işlemde KVKK'ya uygun davranacağımızı taahhüt ediyoruz.

Veri Sorumlusu Bilgileri:
Unvan: Rose Kurumsal Filo Araç Kiralama Hizmetleri
Adres: ATATÜRK MAH. ALEMDAĞ CD. NO : 122 ÜMRANİYE / İSTANBUL
Mersis No: 0294-1025-3239-0001
Vergi Dairesi/No: ÜMRANİYE / 2941023239
Telefon: +90 539 438 93 09
E-posta: [email protected]

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

Rose Filo olarak, araç kiralama hizmetlerimiz kapsamında müşterilerimizden ve potansiyel müşterilerimizden aşağıdaki kişisel verileri toplayabiliyoruz:

2.1. Kimlik Bilgileri

• Ad-Soyad
• T.C. Kimlik Numarası/Pasaport Numarası
• Doğum Tarihi
• İmza
• Fotoğraf (Ehliyet ve kimlik belgesi için)

2.2. İletişim Bilgileri

• Telefon Numarası
• E-posta Adresi
• İkamet Adresi
• İş Adresi

2.3. Müşteri İşlem Bilgileri

• Rezervasyon Bilgileri
• Kiralama Geçmişi
• Fatura Bilgileri
• Ödeme Bilgileri
• Talep ve Şikayet Bilgileri

2.4. Finansal Bilgiler

• Banka Hesap Bilgileri
• Kredi Kartı Bilgileri (ilk 6 ve son 4 hanesi, son kullanma tarihi)
• Ödeme Geçmişi

2.5. Sürücü Bilgileri

• Ehliyet Sınıfı ve Numarası
• Ehliyet Alınış ve Geçerlilik Tarihi
• Sürücü Geçmişi (talep edilmesi halinde)

2.6. Araç ve Lokasyon Bilgileri

• Kiralanan Araç Bilgileri
• Teslim ve İade Lokasyonu
• Güvenlik amaçlı GPS verileri (eğer araçta varsa)

2.7. Pazarlama Bilgileri

• Pazarlama izinleri
• Anket ve kampanya katılım bilgileri
• Müşteri segmentasyonu bilgileri

2.8. İşlem Güvenliği Bilgileri

• IP Adresi
• Web Sitesi Ziyaret Bilgileri
• Log Kayıtları
• Çerez Bilgileri

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

3.1. Hizmetlerimizin Sunulması ve Yürütülmesi Amaçları

• Araç kiralama sözleşmelerinin hazırlanması ve ifası
• Rezervasyon işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Araç teslim ve iade işlemlerinin yürütülmesi
• Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Faturalandırma işlemlerinin yapılması
• Müşteri ilişkilerinin yönetimi
• Müşteri talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi
• İkame araç temini

3.2. Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Amaçları

• Vergi mevzuatı kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Trafik mevzuatı ve ilgili idari mercilere bilgi verme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Araç Kiralama sektörüne ilişkin mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Yetkili kamu kurumları tarafından talep edilmesi halinde bilgi ve belge sunulması
• Yasal denetim süreçlerinin yürütülmesi
• Hukuki süreçlerin yürütülmesi

3.3. Şirket Faaliyetlerinin Yürütülmesi Amaçları

• İş süreçlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi
• Şirket operasyonlarının planlanması ve icrası
• Risk yönetimi ve değerlendirmesi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi
• İş sürekliliğinin sağlanması

3.4. Pazarlama ve İletişim Amaçları

• Ürün ve hizmetlerin tanıtımı
• Kampanya, indirim ve fırsatların duyurulması
• Müşteri memnuniyeti ölçümü
• Pazar araştırması ve analiz çalışmalarının yürütülmesi
• Kişiselleştirilmiş içerik ve tekliflerin sunulması

Yukarıda belirtilen "Pazarlama ve İletişim Amaçları" kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesi için açık rızanızı almaktayız. Diğer amaçlar için kişisel verilerinizin işlenmesi, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan hukuki sebeplere dayanmaktadır.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere dayanarak işlenmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
• Açık rızanın alınması

5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

Kişisel verileriniz aşağıdaki kanallar aracılığıyla elde edilmektedir:

• Web sitemiz ve mobil uygulamamız üzerinden doldurulan formlar
• Müşteri hizmetleri kanalı
• E-posta, telefon, WhatsApp, SMS vb. iletişim kanalları
• Şubelerimizde doldurduğunuz formlar
• Araç kiralama sözleşmeleri
• Çerezler ve benzer teknolojiler
• Yapılan anketler ve kampanyalar
• Sözlü, yazılı veya elektronik ortamda yaptığınız başvurular

6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:

6.1. Yurt İçi Aktarım

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Emniyet, Vergi Daireleri, Mahkemeler, İcra Daireleri vb.)
• İş ortaklarımız (Sigorta şirketleri, bankalar, ödeme kuruluşları vb.)
• Tedarikçilerimiz (Araç tedarikçileri, bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcıları, çağrı merkezi hizmet sağlayıcıları vb.)
• Hukuki danışmanlarımız ve denetçilerimiz
• Hizmet alınan diğer üçüncü kişiler (Yol yardım hizmeti sağlayıcıları, bakım hizmeti sağlayıcıları vb.)

6.2. Yurt Dışı Aktarım

Kişisel verileriniz, açık rızanız olmaksızın yurt dışına aktarılmamaktadır. Ancak, açık rızanızın alınması durumunda veya KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen diğer hallerde, kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal saklama yükümlülüklerimiz kapsamında saklanmaktadır. Saklama süreleri aşağıdaki kriterlere göre belirlenmektedir:

• İlgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri
• Sözleşmesel ilişkinin devamı süresi
• Hukuki uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlığın çözümüne kadar geçen süre
• Hizmetlerimizin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için gerekli olan süre
• İlgili veri kategorisi için sektör uygulamaları ve şirket politikalarımızca belirlenen süreler

Kişisel verileriniz için öngörülen temel saklama süreleri şunlardır:

• Araç kiralama sözleşmeleri ve ilgili belgeler: Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl
• Finansal kayıtlar ve faturalar: 10 yıl
• Müşteri iletişim kayıtları: Son iletişimden itibaren 3 yıl
• Elektronik iletişim kayıtları: 2 yıl
• Log kayıtları ve internet sitesi verileri: 2 yıl
• Kamera ve güvenlik kayıtları: 30 gün

Saklama sürelerinin sonunda, kişisel verileriniz Şirket tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

8. VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ÖNLEMLER

Rose Filo olarak, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak için aşağıdaki teknik ve idari önlemleri almaktayız:

8.1. Teknik Önlemler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri ve güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel verilere erişim yetkisi sınırlandırılmaktadır.
• Kişisel veri içeren sistemlere kullanıcı adı ve şifre ile erişim sağlanmaktadır.
• Kullanılan yazılımlar düzenli olarak güncellenmektedir.
• Log kayıtları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler için ilave güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Veri kaybı önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Veri yedekleme işlemleri düzenli olarak yapılmaktadır.

8.2. İdari Önlemler

• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda eğitimler düzenlenmektedir.
• Gizlilik taahhütnameleri imzalanmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların erişim yetkileri kaldırılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarla yapılan sözleşmelere veri güvenliği hükümleri eklenmektedir.

9. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

10. HAKLARIN KULLANILMASI

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:

• Yazılı Başvuru: "ATATÜRK MAH. ALEMDAĞ CD. NO : 122 ÜMRANİYE / İSTANBUL" adresine, kimliğinizi tespit edici belgeler ile birlikte ıslak imzalı dilekçenizi gönderebilirsiniz.
• E-posta Başvurusu: Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile "[email protected]" adresine e-posta gönderebilirsiniz.
• Şahsen Başvuru: Şubelerimize kimliğinizi tespit edici belgeler ile şahsen başvurabilirsiniz.

Başvurunuzda;

• Adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz, telefon ve faks numaranız
• Talep konunuz

bulunmalıdır.

KVKK 13. maddesi uyarınca, başvurunuza en geç 30 gün içerisinde cevap verilecektir. Talebin niteliğine göre bu süre uzatılabilir. Başvurunun Veri Sorumlusuna ait olmayan kişisel verilerle ilgili olması, başvurunun Türkçe olmaması, talebin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleyici nitelikte olması, talebin aşırı ve tekrarlanan nitelikte olması, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi gibi hallerde, başvurunun reddedilebileceğini veya ücret talep edilebileceğini belirtmek isteriz.

11. AYDINLATMA METNİNDE DEĞİŞİKLİK

Rose Filo, bu aydınlatma metninde her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni aydınlatma metninin Şirket'imize ait web sitesine konulmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. Bu nedenle, en güncel bilgilere ulaşmak için web sitemizi düzenli olarak ziyaret etmenizi tavsiye ederiz.

Son güncelleme tarihi: 26 Nisan 2025

12. İLETİŞİM BİLGİLERİ

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sorularınız için aşağıdaki iletişim bilgilerinden bize ulaşabilirsiniz:

Rose Kurumsal Filo Araç Kiralama Hizmetleri
Adres: ATATÜRK MAH. ALEMDAĞ CD. NO : 122 ÜMRANİYE / İSTANBUL
Telefon: +90 539 438 93 09
E-posta: [email protected]